Az automatikus számlázással a Billingo-n, vagy a Számlázz.hu-n keresztül automatizálhatod a számlákat. Be lehet állítani automatikus díjbekérőt, előlegszámlát, és végszámlát is.
Milyen foglalásokhoz állít ki az Appartman automatikus számlát?
közvetlen foglalás: díjbekérő, előlegszámla, végszámla
közvetítői foglalások: végszámla (csatornánként állítható)
Mik alapján állítódik ki az automatikus számla?
A számlákhoz a foglalásban lévő adatokat használjuk fel alapértelmezett értékként. A foglalás leadásakor ismert a vendég címe, a foglalás összege, és az előleg összege (amennyiben ez a Beállítások > Foglalási feltételek menüpontban meg van adva). Ezeket használjuk fel a számla generálásához. Bármi, amit a foglalásban a módosítasz a számla kiállításáig, meg fog jelenni a számlában, a számla mindig az aktuális állapotot fogja tükrözni.
Elérhető beállítások és azok hatásai
1. Automatikus számlázás (végszámla)
Vagy a távozási nap 9:00 órakor, vagy az érkezési nap 19:00 órakor lehet kiállítatni
2. Díjbekérő automatikus kiállítása
Bekapcsolás esetén a foglalás létrehozásakor küldünk egy díjbekérőt a vendég e-mail címére, abban az esetben, ha:
közvetlen foglalásról van szó
és nincs kifizetve az előleg online bankkártyával
ha a vendég a kártyás fizetést választja, de nem fizet, akkor a kártyás fizetési rendszer 30 perc múlva tekinti meghiúsultnak a fizetést, és ezután küldi a díjbekérőt
3. Előlegszámla automatikus kiállítása
Bekapcsolás esetén, ha "Fizetve" állapotúra vált az előleg összege, kiállítjuk az előlegszámlát.
Hogyan vált fizetve állapotra az előleg összege?
ha van díjbekérő és bankszinkron beállítva, és a vendég kifizeti a díjbekérőt (helyesen beírva a közleménybe a bizonylat sorszámát)
ha van díjbekérő beállítva és kézzel fizetettre állítod a Billingo-ban, vagy a Számlázz.hu-ban
ha bankkártyával kifizeti az előleget
4. Bizonylatok kiállítása csatornánként
Be lehet állítani, hogy melyik csatornákon érkező foglalásokra szeretnél automatikus számlázást. A nem közvetlen beérkező foglalásokhoz csak végszámlát lehet automatikusan kiállítani
Hogyan történik a végszámla automatikus kiállítása?
Mikor állítódik ki az automatikus számla?
beállítástól függően az érkezési nap 19:00-kor, vagy a távozási nap 9:00 órakor
Az automatikus számla kiállításának feltételei
minden szükséges cím adat álljon rendelkezésre
ez Airbnb esetében általában hiányzik, mivel nem küldik el nekünk
illetve Booking esetén is hiányozhat, ha az összekötéskor importált foglalásról van szó, vagy nem megfelelőek a beállítások a Bookingon és eleve nem kér be címet a foglaláskor – ezt ezen útmutató alapján tudod beállítani
legyen visszaigazolva a foglalás
függőben lévő foglalás esetén nem állít ki végszámlát a rendszer
ne szerepeljen más számla típusú bizonylat a foglalásnál
ne szerepeljen lezáratlan fizetési esemény a foglalásnál
pl.: előlegszámla nélküli díjbekérő
Az automatikus számla tartalma
a számla tartalma teljesen megegyezik azzal, amit kézzel állítanál ki a foglalás akkori adatai alapján
Az automatikusan kiállítandó számla megtekintése
a felület mindig jelzi, hogy automatikus számla fog kiállítódni a foglalásban a fizetési eseményeknél
az automatikus számla elemnél található
•••gombra kattintva megjelenik egy Számla kiállítása menü, ahol meg tudod nézni az előnézetet
Automatikus számla kikapcsolása a foglalásnál
az automatikus számla elemnél található
•••gombra kattintva találsz egy Automatikus számla kikapcsolása a foglalásnál menüt, ahol a foglaláson belül ki tudod kapcsolni
Hol lehet beállítani a foglalások automatikus számlázását?
Az Appartman admin felületén a Beállítások > Online fizetés és számlázás > Számlázási beállítások menüben lehet bekapcsolni.
Mi történik, ha mégsem szeretnék számlázni?
Ki lehet az adott foglalásnál is kapcsolni az automatikus számlázást, ha felmerül valami egyedi eset. Sőt, ha kézzel kiállítod előre a számlát, akkor nem fog kiállítódni még egy automatikus számla.
Honnan tudom majd, hogy nem sikerült a számlázás?
Ha meghiúsul a számlázás, akkor a bizonylat helyén egy kiállítási hiba állapotú címke lesz.